Beter beheer van het archief in de 21e eeuw

21-06-2019 De wereld gaat digitaal. Een flinke omschakeling voor organisaties en bedrijven, zeker als het op archiefbeheer aankomt. De nieuwe norm NPR-ISO/TR 21946:2019 biedt houvast om effectief en efficiënt archiefbeheer in te richten, op een manier die bij de organisatie past. Lid van normcommissie Informatie- en archiefmanagement en projectleider voor de ontwikkeling van de norm, Wout van der Reijden, vertelt er meer over.

“Een doos vol printjes die naar het archief in de kelder gedragen wordt, nee dat zie je bijna niet meer”, vertelt Wout. Zijn deelname aan de normcommissie doet hij als onderdeel van zijn werk als senior adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief. “Overheden als gemeente, waterschap en provincie kunnen deze richtlijn gebruiken om een effectief en efficiënt beheer in te richten, maar iedere organisatie doet er goed aan een standaard te volgen.”

Geen doos papier

“We stappen massaal over van papier naar digitaal, maar dat kun je niet een-op-een overzetten. Die doos papier was redelijk afgebakend, maar tegenwoordig werk je met een web van informatie. Het resultaat? De hoeveelheid informatie is veel groter, gegevens zijn aan elkaar gelinkt en er zit een hiërarchie in de informatie. Dit vraagt van organisaties eigenlijk dat ze het wiel opnieuw moeten uitvinden. Wat bewaren we wel of niet, in welk systeem, hoe vinden we terug wat we nodig hebben, hoe wisselen we uit? Dat gaat dieper dan ‘gewoon bewaren’, want je vraagt om een andere aanpak.”

Veranderende rol

“De norm is een praktische handleiding, een aanvulling op de bekende norm NEN-ISO 15489-1:2016. Als organisatie analyseer je wat je allemaal doet in jouw werkveld. Hoe ziet de wet- en regelgeving eruit? Wat verwachten je stakeholders, klanten, cliënten van jou? De antwoorden hierop bieden context, de ‘scope’, om je archief in te richten en te beheren. Ook wijzen ze je op de risico’s die je loopt: hoe veilig zijn de gegevens, wie kan archiefstukken opvragen of wat gebeurt er als je iets verliest? Dit is voor elke organisatie anders. Daarnaast verandert de rol van de medewerkers die informatie schrijven. Door gegevens bij voorbaat goed in te richten en op te slaan, worden zij zelf eigenlijk archivaris. En de archivaris zelf wordt meer een regisseur in het geheel; iemand die echt begrijpt wat de kern is van de organisatie. Waarde toekennen en de scope bepalen zijn continue processen, eisen veranderen immers en het werkveld ook.”

Normontwikkeling archiefmanagement

De normcommissie waar Wout lid van is, volgt nationale en internationale ontwikkelingen. De leden komen vanuit de overheid, maar ook leveranciers en adviesorganisaties zijn lid. “Ons doel is om nog meer deelnemers aan te trekken, voor een breder perspectief. We willen ook weten wat de zakelijke markt of andere gebieden te zeggen hebben over archiefmanagement. Zo krijg je beter inzicht. En een andere invalshoek op ontwikkelingen. Blockchain is bijvoorbeeld een belangrijke ontwikkeling op dit moment - zou daar een norm voor moeten komen? We willen dat vanuit een brede markt kunnen benaderen.”

Meer informatie over archiefmanagement

Voor informatie over de normcommissie ‘Informatie- en archiefmanagement’, de normen of over het normalisatieproces: Yvette Mulder, consultant, telefoon (015) 2 690 174 of e-mail yvette.mulder@nen.nl.

Eerder door u bekeken