Eenduidig documenten omschrijven

31-12-2012 U heeft een documentair structuurplan, maar de op verschillende plaatsen ingevulde omschrijvingen van een soortgelijk documenttype zorgen toch voor een wildgroei. Welkom NEN 2084.

In juni verscheen de nieuwe norm NEN 2084 ‘Taxonomie van documenttypen’ van de normcommissie ‘Informatie- en archiefmanagement’. De bestaande normen NEN-ISO 15489, NEN-ISO 23081 en NEN 2082 slaan op respectievelijk het informatie- en archiefmanagement in het algemeen, de metagegevens van archiefbescheiden, en de eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. De taxonomie van documenttypen in NEN 2084 is een uitwerking en invulling van bepalingen en uitgangspunten in die bovenstaande normen. Beschrijvingen worden ermee uniform, waardoor hij effectief kan worden ingezet bij de interoperabiliteit van systemen en applicaties.

Wildgroei

Zelfs bij de aanwezigheid van een documentair structuurplan blijkt dat het vrijblijvend invullen van gegevens over het documenttype kan leiden tot een overweldigende hoeveelheid verschillende omschrijvingen. Daar moet NEN 2084 een einde aan maken.

De norm moet:

  • Een bijdrage leveren aan het vastleggen, terugzoeken en verwerken van documenteninformatie Interoperabiliteit vergroten
  • Processen koppelen

Het belang van NEN 2084

Daarvoor zet de norm het mes in het aantal termen dat voor een documenttype mag worden gebruikt; er zijn maar 15 hoofdtermen en in totaal mogen volgens deze norm 62 begrippen of woorden dienst doen om een documenttype (aan) te duiden.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jan Rietveld, Consultant E&ICT, telefoon (015) 2 690 376.

Eerder door u bekeken

Ook interessant voor u