Gemeenten archiveren niet conform Archiefwet

30-05-2016 Van de 390 gemeenten in Nederland, archiveert 21 procent de gemeentelijke website niet conform de eisen zoals die zijn vastgelegd in de Archiefwet. Dat blijkt uit onderzoek van universitair docent Internetrecht Mathieu Paapst. Juist omdat informatie steeds minder in fysieke vorm beschikbaar is, neemt het belang voor archiveren toe.

Waarom wordt de website van een gemeente niet gearchiveerd? Tien gemeenten geven aan te gaan herindelen, en schuiven het archiveren daarom nog even voor zich uit. Bedrijfseconomisch is dat misschien logisch, maar voor de bewijsrechtelijke en verantwoordingsfunctie van een archief is dat natuurlijk niet goed, aldus Paapst. Twaalf gemeenten hebben andere prioriteiten of vonden het archiveren van een website te duur, en veertien gemeenten waren niet op de hoogte van de verplichting tot archiveren van informatie op de website. Een redelijk grote groep van 28 gemeenten kan geen reden noemen waarom er niet wordt gearchiveerd, en deze groep heeft ook geen concrete plannen om te gaan archiveren. Een restgroep van negentien gemeenten heeft wel plannen om te gaan archiveren. Bijna alle gemeenten die wel archiveren laten de hele website opslaan.

Wel archiveren

Om de kosten hoeft een gemeente het niet te laten; uit het onderzoek blijkt dat het archiveren van de website voor een kleine gemeente jaarlijks zo’n 1.000 euro kost. Paapst maakt ook korte metten met de meest opvallende overweging om niet te archiveren, ‘vanwege het dynamische karakter van een website, gaan wij deze niet archiveren’. Volgens Paapst is dat dynamische karakter, de vluchtigheid waarop informatie weer kan verdwijnen, hét argument om juist wel te archiveren.

Hoe archiveren

Voor organisaties die veel met informatiebeheer en archiveren te maken hebben, bestaat er genoeg materiaal ter ondersteuning. Eén daarvan is NEN-ISO 23081 Standaard voor Metadata, die als norm te gebruiken is voor selectie, inrichting en aanpassing van document management / records management applicaties maar ook voor de bedrijfsapplicaties die bij een overheidsorganisatie in gebruik zijn. Deze NEN-ISO standaard bestaat uit twee delen:
• NEN-ISO 23018-1:2006 (Principes)
• NEN-ISO 230181-2:2009 (Conceptuele en implementatieaspecten).

Specifiek voor de overheid is er de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie, die is gebaseerd op de NEN-ISO standaard. De Richtlijn kan beschouwd worden als een metagegevensschema zoals vermeld in artikel 19 van de Archiefregeling. Een metagegevensschema legt de structuur vast waarin metagegevens worden vastgelegd, en benoemt regels over semantiek en verplichtingen. De Richtlijn geldt voor alle informatie die door de overheid bij de uitvoering van haar taken wordt ontvangen of gecreëerd (niet alleen documenten, maar bijvoorbeeld ook websites, databases, en GIS-systemen).

Norm

NEN-ISO 23081-1:2006 nl

Informatie en documentatie - Processen voor informatie- en archiefbeheer - Metagegevens voor archief...

Dit deel van ISO 23081 behandelt de principes die metagegevens ten behoeve van informatie- en archiefmanagement schragen en bepalen. <br><br>Deze principes zijn van toepassing op: - archiefbescheiden en de bijbehorende metagegevens; - alle processen ...

Meer informatie over deze norm

Norm

NEN-ISO 23081-2:2009 nl

Informatie en documentatie - Beheren van metagegevens voor archiefbescheiden - Deel 2: Conceptuele e...

Dit deel van ISO 23081 biedt een kader voor het definiëren van metagegevenselementen volgens de principes en overwegingen voor implementatie die uiteengezet zijn in ISO 23081-1.<br><br> De norm heeft als doel aan te geven welke aspecten moeten worden...

Meer informatie over deze norm

Eerder door u bekeken

Meer informatie

Voor meer informatie over deze norm kunt u contact opnemen met Jan Rietveld.

(015) 2 690 376

jan.rietveld@nen.nl

Ook interessant voor u