Gaan we de integrale bedrijfsvoering auditen op basis van de HLS?

03-07-2019 ISO-certificeerbare managementsystemen hebben de laatste jaren een transformatie doorgemaakt door de introductie van de zogenoemde high level structure (HLS). Dit gemeenschappelijk kernmodel maakt onder meer de aansluiting op de governance-structuur en de bedrijfsvoering van een organisatie eenvoudiger.

Ook vergemakkelijkt het de integratie van verschillende ISO-certificeerbare managementsystemen tot één integraal managementsysteem. Verder zorgt de HLS ervoor dat de normen strategischer van aard zijn geworden. Dit komt door de focus op de (externe) context van de organisaties, de introductie van strategisch kansen & risicodenken en gestelde eisen aan het leiderschap en commitment van de directie.

door Edwin Martherus, directeur GoRisk en docent NEN-trainingen

Als we de HLS verder bekijken, dan constateer ik dat deze goed aansluit op de Volatiele, Uncertain, Complex en Ambiguous (VUCA-) tijd waarin organisaties zich bevinden. Deze VUCA-tijd maakt dat de strategische kansen en risico’s verschuiven, organisaties zich steeds vaker opnieuw moeten uitvinden en hun bedrijfsvoering hierop moeten aanpassen. Het heeft mijn voorkeur om de algemene bedrijfsvoering te beoordelen tegen de HLS, om uiteindelijk de veerkracht en toekomstbestendigheid van organisaties in een VUCA-wereld zekerder te stellen.

Figuur 1: Integraal bedrijfsvoeringsysteem HLS

Figuur 1: Integraal bedrijfsvoeringsysteem HLS

Why

Het doel van het op basis van de HLS uitvoeren van audits is het objectief aantonen en beoordelen van de opzet, het bestaan en de werking van het managementsysteem en dit te transformeren naar één integraal managementsysteem of bedrijfsvoering systeem voor de gehele organisatie. Deze systeemaudits leveren stuurinformatie voor het kunnen verbeteren en ontwikkelen van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering en prestaties van de organisatie in een VUCA-tijd. Daarmee dragen systeemaudits dus bij aan het zekerder stellen van ’de goede dingen doen’ en ’de dingen goed doen’. In figuur 1 schets ik een op de HLS gebaseerd integraal bedrijfsvoeringsysteem (inclusief normeisen HLS).

How

Het auditen van de opzet en de werking van het bedrijfsvoeringsysteem op basis van de HLS, wordt vaak ervaren als complex en uitdagend. Het uitvoeren van dergelijke systeemaudits is vaak ook voorbehouden aan de ervaren interne auditoren of het wordt uitbesteed aan derden. Wat het auditen tegen de HLS vaak uitdagend maakt, is dat de normeisen voor de opzet van de verschillende systeemelementen niet altijd even eenduidig of concreet zijn. Ook het als auditor moeten willen en kunnen acteren op een meer strategisch niveau in de organisatie zorgt voor de nodige uitdagingen, is mijn ervaring. Hoe beoordeel je nu de kwaliteit van de opzet van een bestaande context- en stakeholderanalyse, de beoordeelde kansen en risico’s van de organisatie of het leiderschap en voorbeeldgedrag van de directie? Of hoe ga je als auditor om met de normeis dat de aan te pakken risico’s en kansen (mede) vastgesteld moeten worden op basis van de context- en stakeholderanalyse en dat op basis hiervan acties gepland en geïmplementeerd moeten worden binnen de bedrijfsprocessen? Allemaal vragen waar je als auditor vooraf over moet na denken.

Als auditprogrammamanager en auditor van het (integraal) managementsysteem, wil je het liefst vooraf een helder en eenduidig auditreferentiekader hebben. Hier lijkt het vaak in de praktijk nog aan te ontbreken. Met name als het gaat om de eerder genoemde ‘nieuwe’ strategische systeemelementen. Het is daarom belangrijk om in de auditvoorbereiding relevante informatie over bestaande managementinstrumenten (zoals SWOT-analyse of strategisch kansen & risicoprofiel) te verzamelen, te beoordelen en waar nodig te bespreken, en ze te laten verduidelijken door de verantwoordelijke betrokkenen. Om dit vervolgens weer als audittoetsingskader vast te leggen voor de uitvoering van de systeemaudit.

Een mooie aanvulling hierop is om meer waarderend te gaan auditen. Dit vanuit de positieve benadering om tijdens de uitvoering van de audit te onderzoeken wat er allemaal al is opgezet, bestaat en werkt binnen de gehele organisatie. En met elkaar tijdens het auditinterview op zoek te gaan naar verdere verbeter- en groeimogelijkheden in de opzet, het bestaan en de werking van de HLS als integraal onderdeel of kernmodel van de reguliere bedrijfsvoering.

What

Zoals ik het in de praktijk ervaar, zijn de toegevoegde waarde en het resultaat van het auditen van de bedrijfsvoering op basis van de HLS:

  • Groter draagvlak en betrokkenheid bij directie en management voor uitvoeren van systeemaudits, door meer bewustwording van de echte toegevoegde waarde ervan.
  • Upgrade van de kennis bij de auditor en volwassenheid van de auditfunctie, doordat er meer op strategisch en tactisch niveau wordt geauditeerd.
  • Bewustwording bij directie en management dat de HLS ‘gewoon’ een referentiekader is voor het integrale bedrijfsvoeringsysteem van en voor de gehele organisatie.
  • Inzicht in bestaande managementinstrumenten of initiatieven (zoals SWOT of strategisch kansen- & risicoprofiel) die vanuit een ander kader of disciplines zijn opgezet en tegenwoordig tot de scope van de HLS behoren.
  • Inzicht in de ontwikkelmogelijkheden om de afzonderlijke ISO-gecertificeerde managementsystemen te combineren tot één integraal managementsysteem.
  • Aanscherping van de eisen met betrekking tot een betere opzet van bestaande systeemelementen én de verbinding tussen afhankelijke systeemelementen op strategisch en operationeel niveau.
  • Verbetermogelijkheden ten aanzien van de werking van het managementsysteem om het meer te richten op de veerkracht, weerbaarheid, innovatie, flexibiliteit en uiteindelijk de toekomstbestendigheid van de organisatie.
  • Verbetermogelijkheden voor de inbedding en aansluiting op de reguliere sturende, uitvoerende en ondersteunende bedrijfsprocessen.
  • Verbetermogelijkheden om historische vervuiling, onnodige ballast of dubbeling uit het bestaande managementsysteem te elimineren.

Tot slot nog dit. Ik ken organisaties waar het managementsysteem en het auditen ervan nog steeds wordt gezien als een verplicht nummer en ‘het feestje van KAM’. Bij organisaties die de HLS als referentiekader gebruiken voor hun bedrijfsvoering zie ik een duidelijke verandering. Hier vervult de KAM-professional steeds meer de rol van business partner. Deze heeft met de directie een dialoog over bijvoorbeeld de strategische kansen en risico’s en het implementeren van de HLS, als het integrale referentiekadervoor de bedrijfsvoering. Hier wordt het auditprogramma opgesteld door de directie en is er een interne auditpool van KAM-professionals én managers om met name risicoaudits en HLS-audits uit te voeren.

Ik hoop u met dit artikel overtuigd te hebben dat het uitvoeren van audits op basis van de HLS van toegevoegde waarde is en voldoende uitdaging geeft!

Dit artikel is eerder gepubliceerd in Kwaliteit in bedrijf #3, mei-juni 2019.

Over de auteur

Edwin Martherus (GoRisk) adviseert en traint organisaties onder andere bij het transformeren van hun managementsysteem naar een integraal bedrijfsvoeringsysteem. In dit kader begeleidt hij context- & stakeholderanalyses, kansen & risicoworkshops en audits. Voor koninklijke NEN is Edwin al jaren trainer en keynote speaker, alsmede lid van normcommissies.

Norm

NEN-EN-ISO 19011:2018 nl

Richtlijnen voor het uitvoeren van audits van managementsystemen

NEN-EN-ISO 19011 biedt richtlijnen voor het uitvoeren van audits van managementsystemen, zoals de principes van het uitvoeren van audits, het managen van een auditprogramma, het uitvoeren van audits van managementsystemen, en richtlijnen voor het beo...

Meer informatie over deze norm

Eerder door u bekeken

Training 'De nieuwe ISO 19011: auditen op basis van de HLS'

Tijdens deze training krijgt u de praktische inzichten, handvatten en technieken om daadwerkelijk aan de slag te gaan met het geïntegreerd auditen op basis van de HLS van één of meer managementsystemen.

Lees meer over deze training >>

Top normen Managementsystemen

Download gratis gids