Tijd om de kernstructuur en -eisen van ISO-managementsysteemnormen te herzien

15-04-2019 Een speciale internationale werkgroep is benoemd om de ‘High Level Structure’ (HLS) van de ISO-normen te herzien. De HLS (ook wel Annex SL genoemd) vormt de basis voor meer dan veertig ISO-managementsysteemnormen. Voorzitter van de werkgroep Nigel Croft en secretaris Dick Hortensius leggen uit waarom de herziening nodig is en wat er naar verwachting zal veranderen.

door Thessa Lageman

In de afgelopen jaren heeft de International Organization for Standardization (ISO) goed geluisterd naar de bedrijven en organisaties die gebruik maken van de mondiale managementsysteemnormen, vertelt Hortensius. Hij is senior consultant op het gebied van managementsystemen bij het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN), dat in Nederland het normalisatieproces faciliteert.

Nigel Croft, die naast Hortensius in het kantoor van NEN in Delft zit, voegt eraan toe: ‘We hebben nu zes jaar ervaring met Annex SL. We hebben van het verleden geleerd en nu is het tijd om te bekijken wat goed is gegaan en wat we kunnen verbeteren.’

Tijdens een vergadering van ISO’s Joint Technical Coordination Group (JTCG) voor ISO-managementsysteemnormen in september 2018 is besloten om een herziening van de structuur en inhoud van Annex SL in gang te zetten. Een speciale werkgroep is daarvoor opgericht met de naam Task Force 14 of 'TF 14'. Het secretariaat van de werkgroep ligt bij NEN, een van de grondleggers van de eerste editie van Annex SL en het concept van de High Level Structure.

Goed management

Hortensius legt uit dat de High Level Structure ongeveer tien jaar geleden bedacht is en dat ‘Annex SL’ in 2012 gepubliceerd werd om de consistentie en afstemming van managementnormen te verbeteren. Vanaf dat moment moesten alle ISO-managementsysteemnormen dezelfde structuur, identieke begrippen en algemene basisvoorwaarden volgen. ‘Het is de essentie van goed management’, licht Hortensius toe.

De High Level Structure vormt de kern van wat NEN het ‘plug-in model’ voor managementsysteemnormen noemt. Dit model laat zien dat bedrijven eenvoudig elk onderwerp dat belangrijk is voor de organisatie en haar stakeholders aan hun bestaande managementsysteem kan toevoegen.

Volgens een onderzoek dat ISO jaarlijks uitvoert, hebben momenteel meer dan 1,5 miljoen bedrijven en organisaties een certificaat omdat ze aan een van de verschillende ISO-managementnormen voldoen. Zo heeft meer dan 1 miljoen organisaties een certificaat voor de ISO 9001 kwaliteitsmanagementnorm.

Werkgroep

Alle ISO-commissies die managementsysteemnormen hebben ontwikkeld, zijn uitgenodigd om deel te nemen aan Task Force 14, samen met de nationale normalisatie-instituten. Er zijn momenteel zo’n zestig leden.

De eerste bijeenkomst van TF 14 vond plaats in Atlanta in februari. De tweede bijeenkomst vindt plaats in Wenen in juli. Dan zal het eerste concept van de nieuwe versie van Annex SL worden opgesteld en vervolgens rondgaan voor commentaar. Tussentijds zal nog ‘virtueel’ worden doorgewerkt. Tijdens de derde en vierde bijeenkomst, die waarschijnlijk in Azië en Zuid-Amerika of Afrika plaats zullen vinden, hopen Hortensius en Croft de herziening te kunnen afronden.

Tevreden

Er worden waarschijnlijk alleen beperkte wijzigingen doorgevoerd deze keer. Volgens een vorig jaar gehouden onderzoek zijn de meeste bedrijven die de managementsysteemnormen van ISO gebruiken tevreden met Annex SL en de High Level Structure. Dat geldt ook voor de commissies die er gebruik van maken om managementnormen te ontwikkelen.

‘De eerste editie was al een aanzienlijke verbetering’, zegt Hortensius. ‘Het maakte het voor bedrijven gemakkelijker om meer normen tegelijkertijd toe te passen, wat veel tijd en geld bespaard heeft.’

Eenduidige taal

‘Over sommige verbeteringen zullen we het vrij snel eens worden,’ zegt Hortensius, ‘bijvoorbeeld over het gebruikersvriendelijker en consistenter maken van de taal.’ Een van de moeilijkere onderwerpen die de werkgroep zal moeten bespreken is de manier waarop risicomanagement in de diverse managementsysteemnormen wordt toegepast.

Sommige kleine organisaties hebben ISO gevraagd om normen te ontwikkelen die eenvoudiger zijn om toe te passen. ‘Uiteindelijk zijn zij de grootste groep die de normen kopen en gebruiken,’ zegt Hortensius. ‘Dus we doen ons best om een evenwicht te vinden tussen de behoeften en verwachtingen van grote en kleine bedrijven.’

‘Er zullen zeker verschillende meningen en gezichtspunten vanuit de diverse sectoren en landen naar voren komen,’ voorspelt Croft. ‘Ook de meningen over hoe star of flexibel de normen moeten zijn, zullen verschillen.’

Vereenvoudiging

Beiden zijn het erover eens dat elke wijziging van de High Level Structure en de kerntekst van de Annex SL een grote internationale impact kan hebben. De volgende generatie ISO-managementsysteemnormen zal gebaseerd zijn op deze nieuwe versie en miljoenen organisaties en professionals wereldwijd zullen zich eraan moeten aanpassen.

De nieuwe versie van Annex SL en de High Level Structure moet zo mogelijk voltooid zijn aan het eind van 2020 en van kracht worden in 2021. ‘Het is belangrijk om consensus te bereiken,’ benadrukt Croft, die er alle vertrouwen in heeft dat bedrijven uiteindelijk zullen profiteren van de update. ‘Managementsysteemnormen zullen eenvoudiger te begrijpen en toe te passen zijn. Dit zal leiden tot meer vertrouwen tussen de vele grote en kleine, private en publieke organisaties die ze gebruiken.’

Meer informatie

Voor inhoudelijke informatie kunt u contact opnemen met Dick Hortensius, NEN Milieu & Maatschappij, e-mail mm@nen.nl. Online informatie op: www.nen.nl/hls en/of discussieer mee in de LinkedIngroep ‘NEN | ISO-managementsystemen’.

Eerder door u bekeken

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dick Hortensius, consultant normontwikkeling.

mm@nen.nl

Top normen Managementsystemen

Download gratis gids