Veel dynamiek tijdens ISO 19011-event ’Auditing in beweging’

24-09-2018 De nieuwe ISO 19011:2018, de internationale norm voor het auditen van managementsystemen, is tijdens het druk bezochte event ‘Auditing in beweging’ op 20 september uitgebreid aan bod gekomen. De norm geeft praktische handvatten voor het intern auditen van managementsystemen die zijn gebaseerd op de High Level Structure.

De dag werd gestart met een introductie van ISO 19011:2018 door Dick Hortensius in een tweegesprek met Pieter van der Zwet, de dagvoorzitter. Aandacht kreeg vooral de impact van de nieuwe generatie van managementsysteemnormen conform HLS op het instrument auditen. Niet geheel onverwacht was er daarom veel aandacht voor het auditen van de context van de organisatie, auditen van leiderschap en risicogebaseerd auditen.
Speciale aandacht ging uit naar de bijlage van ISO 19011. Deze bevat veel praktische handvatten op deze aspecten en gaat specifiek in op het auditen vanuit professional judgement. Een auditor moet zich niet blind staren op het vaststellen van de conformiteit tegen één normeis, maar juist op de bedoeling van de norm als geheel en daarom vooral kijken naar de samenhang tussen bepaalde eisen en bevindingen.

Geïnformeerd vertrouwen

Daarna hield avonturier Melvin Redeker een inspirerend verhaal ‘Het geheim van een succesvolle expeditie’. En dat geheim zit vooral in de voorbereiding. Het team moet in de uitvoering onder alle omstandigheden optimaal presteren en dat wordt bereikt door intensief oefenen via simulaties, trainen onder extreme omstandigheden en continu feedback, evalueren en leren. Twee belangrijke tips die Melvin meegaf aan de zaal: Ten eerste hanteer altijd een ‘beginners mind’, blijf situaties met een open gedachte benaderen val niet in de valkuil van de expertrol waardoor je mogelijkheden niet meer ziet en ten tweede: werk vanuit ‘geïnformeerd vertrouwen’: weeg af welke informatie echt noodzakelijk is om te kunnen vertrouwen op een goede uitvoering.

Nieuwe kijk op auditen

In het ochtendprogramma schetsten vier sprekers een nieuwe kijk op auditen onder invloed van de nieuwe generatie managementsysteemnormen.

  • Ruud Stassen van INK ziet in de op de HLS gebaseerde managementsysteemnormen steeds meer elementen van het INK-model terug komen. Wat kunnen interne audits dan leren van de assessment methodiek van INK? Allereerst: bezie een audit vanuit de context en levensfase van een organisatie. Waar staat een organisatie nu en waar wil zij met haar missie en visie naartoe? Wat betekent die context dan voor de uit te voeren audits, en welke focus moeten de audits hebben om de ontwikkeling van een organisatie te ondersteunen? Daarnaast kunnen in een audit stakeholders direct betrokken worden. Neem bijvoorbeeld klanten, leveranciers of partners op in een auditplanning om direct feedback te krijgen vanuit hun perspectief.
  • Loubna Zarrou hield een enthousiasmerende sessie over ‘appreciative inquiry’, waarderend auditen. Belangrijk is jezelf af te vragen waar je als auditor staat als je binnen de organisatie een audit uitvoert: Wil je, vrij traditioneel, aan compliance voldoen en leg je daar de focus of richt je je op de organisatieontwikkelingen? Wat kan je meer bereiken als je je op het laatste richt? Welke vragen stel je dan tijdens een audit? Loubna: 'Vraag waar mensen trots op zijn in hun werk. Welke successen er behaald zijn. Dan volgen mooie verhalen, worden de uitdagingen benoemd en vaak heeft men zelf al een oplossing bedacht'.
  • Edwin Martherus gaf in zijn bijdrage een praktisch inzicht in de betekenis van risicogebaseerd auditen. Die is terug te zien in de voorbereiding, in de uitvoering en in de rapportage. In de voorbereiding wordt bij het opstellen van het auditprogramma en het auditplan de focus van de audit(s) bepaald door te richten op de relevante risico’s en kansen van de organisatie. Tijdens de uitvoering van de audit gaat het niet over de procedure zelf, maar om het achterhalen van de keuze voor een bepaalde werkwijze. Welke risico’s en kansen worden daarmee afgedekt. In de rapportage zijn conclusies zo gerangschikt dat ze inzicht geven waar de organisatie staat wat betreft de belangrijkste kansen en risico’s.
  • Muel Kaptein gaf een model voor het auditen op cultuur en leiderschap. Cultuur bestaat in dit model uit een samenspel van acht factoren, zoals bijvoorbeeld voorbeeldgedrag, helderheid van doelstellingen, bespreekbaarheid van bijna-ongevallen, of consequente beloning en sancties. Het auditen op cultuur kan concreet worden gemaakt door naar deze factoren te kijken en door het hanteren van dit model kunnen bevindingen en conclusies veel eenduidiger gerangschikt en gepresenteerd worden.

Praktische handvatten

In het middagprogramma werden vijf sprekers in parallelsessies uitgedaagd om praktische handvatten te geven op verschillende auditaspecten:

  • Auditen op leiderschap en cultuur: hoe doe ik dat? Corine Tol
    Corine werkt nauw samen met Muel Kaptein. Zij gaf een praktische vertaling op welke wijze het cultuurmodel met de acht aspecten doorwerkt in de praktijk van het auditproces;
  • Risk-based inrichting van bedrijfsprocessen: hoe audit ik dat? Jeanine Kruijsbeek
    Tijdens de sessie van Jeanine gingen deelnemers aan de slag om procesgerichte audits in te richten
  • Is het einde van interne audits nabij? Ronald Spruit
    Ronald Spruit legde nadruk op het feit, dat we bij interne audits wel erg vaak de werkwijze van de externe auditor kopiëren. Zou het niet mooi zijn als we ook zouden kijken naar andere en mogelijk meer informele vormen, Waarom kan een gesprek bij de koffiemachine niet gebruikt worden als onderdeel van een interne audit?
  • Hoe organiseer ik integrale audits (alles-in-één)? Monique Stolk
    Monique Stolk is KAM-manager bij Twence en heeft daar te maken met een veelvoud aan normen en regelgeving. Haar devies is het eigen bedrijfsvoeringsmodel centraal te stellen en alle normeisen daar een plekje in te geven. Audits worden niet uitgevoerd op de norm, maar vanuit de bedrijfsvoering. Waardoor ze de facto integraal zijn.
  • Overtuigende rapportages: hoe overtuigt u het managementteam van uw bevindingen? Bob Alisic
    Bob Alisic greep in zijn bijdrage terug op één van de goeroes in kwaliteitsmanagement, namelijk Juran. In zijn ‘zandlopermodel’ geeft hij aan, dat er op operationeel niveau veel aandacht is voor concrete producten en aantallen. Iets wat je ook ziet in de aandacht van managementsysteemnormen. Het management denkt echter veelal in termen van geld. Bevindingen moeten ook vertaald worden naar Euro’s. Maar dat is niet het enige. Een auditrapportage geven voor het management is ook een stukje theater. Denk goed na over de mate van detail, het nemen van rust in de presentatie en indien mogelijk, oefen ook de presentatie om vast te stellen of je overtuigend en duidelijk over komt.

Meer informatie

Voor meer informatie ga naar www.nen.nl/iso19011.

Norm

NEN-EN-ISO 19011:2018 nl

Richtlijnen voor het uitvoeren van audits van managementsystemen

NEN-EN-ISO 19011 biedt richtlijnen voor het uitvoeren van audits van managementsystemen, zoals de principes van het uitvoeren van audits, het managen van een auditprogramma, het uitvoeren van audits van managementsystemen, en richtlijnen voor het beo...

Meer informatie over deze norm

Eerder door u bekeken

Top normen Managementsystemen

Download gratis gids