De taal van de gebruiksaanwijzing

18-02-2015 De vraag in welke taal een gebruiksaanwijzing moet worden aangeleverd lijkt de afgelopen maanden weer wat meer aan bod te komen. De taaleis wordt steeds actueler.

Een gebruiker van een machine, vaak een werkgever, heeft de handleiding in principe nodig om te weten hoe met de machine gewerkt moet worden. Waar moet op gelet worden? Welke restrisico’s zijn er tijdens gebruik, onderhoud/ reparatie en afdanking? En zo ook, welke instructies of opleiding moet ik aan mijn personeel geven?


In de dagelijkse juridische praktijk zie ik weer voorbeelden voorbij komen waarbij een fabrikant van een machine voor een vertaling van een gebruiksaanwijzing prijzen vraagt die ver boven de normale vertaalkosten liggen. Vragen om een vertaling van de gebruiksaanwijzing levert de fabrikant extra inkomsten op. De vraag die aan de orde is, is of deze prijsverhoging van de fabrikant gerechtvaardigd is. Mag een additionele vergoeding voor de vertaling worden gevraagd of moet de vertaling zonder extra kosten verstrekt worden?

De eisen in de machinerichtlijn
De Machinerichtlijn – onderdeel 1.7.4. van bijlage I - schrijftvoor dat bij iedere machine een gebruiksaanwijzing moet zijn gevoegd in de officiële Gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld. De bij de machine gevoegde gebruiksaanwijzing moet een “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” of een “vertaling van de oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” zijn. In het geval van een vertaling is bij de vertaalde versie ook de “oorspronkelijke gebruiksaanwijzing” gevoegd.

In afwijking op deze hoofdregel geeft de Machinerichtlijn aan dat de onderhoudsinstructies die bestemd zijn voor gespecialiseerd personeel dat gemandateerd is door de fabrikant of diens gemachtigde, slechts in één door dat personeel begrepen taal van de Gemeenschap te worden verstrekt. In de praktijk is dit in de Engelse taal.

Wie moet de informatie verstrekken?
Deze eisen in de Machinerichtlijn geven niet concreet aan wie de gebruiksaanwijzing moet verstrekken en of de taak van de fabrikant ook zo ver gaat dat deze in elke omstandigheid moet zorgen voor een vertaling in de juiste taal. Waarschijnlijk vormt deze onduidelijkheid ook de aanleiding voor de discussie hierover.

In beginsel stelt de Machinerichtlijn eisen die lidstaten opleggen aan fabrikanten en importeurs van machines. De eisen gelden bij het in de handel brengen of in gebruik stellen van machines. Als deze redenering gevolgd wordt, dan staat de koper met 1-0 voor. Namelijk, als je kan betogen dat de fabrikant de gebruiksaanwijzing in de juiste taal moet verstrekken, dan zal dat in beginsel ook op zijn kosten moeten; gewoonlijk zal de fabrikant, als het goed is, de vertaalkosten al in zijn offerte hebben verwerkt. De koper van de machine mag dan verwachten dat bij de machine ook de wettelijk voorgeschreven informatie verstrekt wordt. De fabrikant kan geen additionele vergoeding vragen voor een vertaling. Indien de plicht tot het verstrekken van een handleiding in de juiste taal niet bij de fabrikant zelf ligt, is het vragen van een vergoeding voor de vertaling geoorloofd.

Initiatiefnemer nieuw taalgebied
De toelichting op de Machinerichtlijn geeft wat aandacht aan deze problematiek. Uit de toelichting volgt dat degene die het initiatief neemt om een machine een bepaald taalgebied in te voeren, moet zorgen voor de vertaling. Dit kan de fabrikant zijn, bijvoorbeeld als de fabrikant in het taalgebied een distributeur heeft of als de fabrikant actief zijn producten in het taalgebied aanbiedt.

Als de koper van een machine zich echter zelf meldt bij een fabrikant in een ander taalgebied, dan is de situatie niet zonneklaar. De koper van een machine doet er dan verstandig aan om duidelijk af te spreken dat hij ook een vertaling van de gebruiksaanwijzing verwacht. Je zou in deze situatie kunnen betogen dat het initiatief om de machine in een ander taalgebied in te voeren bij de gebruiker/koper ligt.

Er zijn ook situaties denkbaar dat een distributeur of een agent zonder medeweten van de fabrikant een machine verkoopt in een nieuw taalgebied. In dat geval zal een fabrikant meestal niet verantwoordelijk kunnen worden gemaakt voor de vertaling van de gebruikershandleiding. Deze taak ligt dan bij de distributeur, agent of – afhankelijk van de specifieke omstandigheden – bij de gebruiker.

Conclusie en tip
Maak afspraken. Leg bij de inkoop of verkoop van een machine de verwachtingen over en weer vast. Hierbij hoort ook dat – naast de eisen aan de hardware – de eisen ten aanzien van de documentatie zoals de gebruiksaanwijzing wordt besproken. Wil je, als koper, een vertaling van de gebruiksaanwijzing, dan is het in de meeste gevallen aan te raden dit in de koopovereenkomst vast te leggen. Er mag niet zonder meer vanuit worden gegaan dat de gebruiksaanwijzing in de eigen
taal wordt geleverd.

Tenslotte: in de machinerichtlijn, noch in de Guide wordt aangegeven in welke vorm een gebruikershandleiding moet worden aangeleverd. Moet dit als gedrukt exemplaar, mag dit ook digitaal via een website of via een meegeleverde tablet of E-reader? Hierover is het laatste woord nog niet gezegd!

Eerder door u bekeken

Contact adviespunt Machinebouw

Voor uw vragen over onder andere CE-markering, productaansprakelijkheid, risicobeoordeling, de gebruiksaanwijzing, het technisch dossier, eisen voor niet-voltooide machines en de verklaring van overeenstemming bent u bij ons aan het juiste adres.



(015) 2 690 180

advies.machinebouw@nen.nl