Een paar juridische tips bij inkoop van machines

31-07-2014 Veilig werken begint in veel gevallen met het op een juiste manier inkopen van de arbeidsmiddelen zoals bijvoorbeeld de machines. Dit lijkt een open deur. Toch blijkt in de praktijk dat het hier vaak misgaat. Ook lijkt er bij de inkoop wat onduidelijkheid te bestaan.

Kunnen we een machine kopen vanuit landen buiten de Europese Unie? Of is deze per definitie niet geschikt voor gebruik binnen Europa? In deze juridische bijdrage wordt getracht door middel van een paar tips aan te geven waar bijzondere aandacht aan moet worden besteed bij de inkoop van machines. Het doel van deze bijdrage is missers bij de inkoop te voorkomen.

1. Check de CE-markering
De eerste stap begint basaal. Is op de machine een CE-markering aangebracht die goed leesbaar en herkenbaar is? Een (nieuwe) machine mag in Nederland alleen in bedrijf worden gesteld en door werknemers gebruikt worden, wanneer deze voorzien is van de CE-markering. Let op! Ook machines alleen voor eigen gebruik en die niet verkocht worden of niet aan externen ter beschikking worden gesteld, moeten een CE-markering dragen. Geen CE-markering heeft dus vervelende consequenties. Een ondernemer zal in zo’n geval zelf alsnog voor de CE-markering moeten zorgen of moeten kijken of hij de verkoper van de machine daarop kan aanspreken.

Geen CE-markering? De mogelijkheid dat er geen CE-markering is aangebracht, speelt met name een rol bij machines die geïmporteerd worden vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. Inkoop van een machine uit deze landen is natuurlijk wel mogelijk, maar men kan er dan niet ongezien van uitgaan dat deze machine ook een CE-markering draagt.

2. Check de EG-verklaring van overeenstemming
De tweede stap is een check van de EG-verklaring van overeenstemming. Wanneer is de verklaring afgegeven? Is de verklaring compleet en voldoet hij aan de eisen van bijlage II.1.A van de Machinerichtlijn?

Welke richtlijnen zijn op de verklaring vermeld? Is de nieuwe machinerichtlijn 2006/42/EG vermeld of is de oude machinerichtlijn vermeld: 98/37/EG? In de praktijk zien we nog steeds gevallen voorbij komen waarbij een fabrikant aangeeft dat zijn machine aan de laatste eisen voldoet en vervolgens een verklaring toont met oude richtlijnen. Een korte check daarop blijft noodzakelijk.

Hetzelfde geldt voor de normen: wanneer de EG-verklaring van overeenstemming normen vermeldt moeten dit wel de laatste – state of the art – normen zijn. De Machinerichtlijn schrijft namelijk voor dat een machine wel moet voldoen aan de stand van de techniek. Dit is een vrij vage eis maar rechtvaardigt dat een inkoper gaat doorvragen wanneer de EG-verklaring van overeenstemming melding maakt van oude of vervallen normen!

3. Beoordeel (en lees!) de gebruikershandleiding
In veel gevallen zal de bediening van een machine voor zich spreken. De fabrikant zal in sommige gevallen ook voor of na installatie instructies verstrekken ten aanzien van de bediening.
Maar de gebruikershandleiding? Deze blijkt vaak niet - of niet goed - te worden gelezen. In de praktijk wordt deze (of de vertaling ervan) ook pas later geleverd.

De tip om dit toch wel te doen, klinkt als een open deur. Het is van belang wanneer het gaat om de beperking van mogelijke aansprakelijkheidsrisico’s die men als werkgever loopt. In de gebruikershandleiding staat (deels) een opsomming van de restrisico’s: dit zijn de risico’s die tijdens gebruik niet uitgesloten konden worden in het ontwerp van de machine. Een werkgever dient een werknemer ten aanzien van die risico’s te instrueren.

De tip is voorts om de gebruikershandleiding al in een vroeg stadium door betrokkenen te laten lezen, zo mogelijk al tijdens het inkoopproces. Niet zelden horen we geluiden uit de markt: “deze machine is wel voor ons gekocht, maar we willen of kunnen hem niet gebruiken”.

4. Loop een rondje om de machine
De rechtspraak laat zien dat een werkgever zich niet eenvoudig kan onttrekken aan zijn aansprakelijkheid wanneer er een arbeidsongeval plaatsvindt met een machine. Geoordeeld wordt dat een werkgever een zelfstandige onderzoeksplicht heeft naar de veiligheid van de machine. Een werkgever zal een machine, nog voor de inbedrijfstelling, moeten controleren op zichtbare gevaren of gebreken. Dit is een vage formulering. Het is in de praktijk niet volledig duidelijk wat de rechter onder zichtbare gevaren en gebreken verstaat. De rechter oordeelde in een aantal gevallen dat de werkgever had moeten kunnen zien dat een afscherming ontbrak, daar waar een afscherming wel op zijn plaats zou zijn geweest.

Kortom, loop een rondje om de machine voordat deze in gebruik wordt gesteld. Documenteer dit ook. Pak de resultaten van het rondje actief op. Als afscherming mist of als er gedacht wordt dat er andere tekortkomingen zijn, stel dan de leverancier of de fabrikant hiervan direct op de hoogte.

5. Productielijn – wie is verantwoordelijk voor CE-markering?
Een productielijn bestaat doorgaans uit verschillende machines en deelmachines. Bij het opzetten van een productielijn kom je verschillende samenwerkingsverbanden tegen. In sommige gevallen wijst de ondernemer/werkgever een partij aan die verantwoordelijk is voor de inkoop van de (deel)machines en de samenstelling van deze machines tot een productielijn. In andere gevallen koopt de werkgever zelf de (deel)machines in.

In beide gevallen is het van belang om duidelijke afspraken te maken wie aan het einde van het project verantwoordelijk is voor de aanbrenging van de CE-markering en het tekenen van de EG-verklaring van overeenstemming. Bij het samenstellen van een productielijn zullen waarschijnlijk een of meerdere nieuwe machines ontstaan. Deze nieuwe, samengestelde machines moeten een eigen CE-markering dragen.

Wie geeft de CE-markering af voor de nieuwe machine? Is dit de ondernemer/werkgever zelf of is een andere partij hiervoor verantwoordelijk? De rechtspraak laat zien dat als hier geen duidelijke afspraken over gemaakt worden, de ondernemer/werkgever er niet zo maar blindelings op mag vertrouwen dat de CE-markering zal zijn aangebracht door andere partijen.

Naast afspraken over de aanbrenging van de CE-markering is het ook goed om afspraken te maken over de verwachtingen omtrent de overige documentatie en markeringen. Wie zorgt ervoor dat waarschuwingen worden aangebracht? Wie maakt de gebruikershandleiding voor de nieuwe machine? In welke taal dient het geheel te zijn opgesteld?

6. Waar is het technisch dossier?
De laatste tip richt zich tot het technisch dossier. Op het moment dat er iets misgaat met de gekochte machine of met de productielijn die aangeschaft is, kan een toezichthouder vragen naar het technisch dossier. Daarnaast, indien een werknemer schade lijdt en de ondernemer/werkgever tot vergoeding aanspreekt, kunnen stukken uit het technisch dossier nodig zijn om te onderbouwen dat de machine veilig was en geschikt was voor gebruik.

Om die redenen is het van belang afspraken te maken over het technisch dossier. In veel gevallen zal de fabrikant, of zijn gemachtigde binnen de EER, het technisch dossier niet direct willen afgeven aan de afnemer, maar is het wel mogelijk om afspraken te maken op welke momenten het dossier beschikbaar is. Hoe snel is het dan beschikbaar? Wat gebeurt er als het dossier toch niet getoond kan worden? Wat gebeurt er als de fabrikant failliet gaat, heeft de afnemer dan recht op een afschrift van het technisch dossier? Allemaal onderwerpen waarbij het van belang is om er op voorhand afspraken over te maken.

Aan de hand van een paar tips is getracht wat handvatten te geven bij de inkoop van machines als arbeidsmiddel. Een dergelijk inkoopproces vraagt op sommige onderwerpen bijzondere aandacht. Als vooraf daarmee rekening wordt gehouden, kan een ongelukkige aanschaf worden voorkomen.

Eerder door u bekeken

Contact adviespunt Machinebouw

Voor uw vragen over onder andere CE-markering, productaansprakelijkheid, risicobeoordeling, de gebruiksaanwijzing, het technisch dossier, eisen voor niet-voltooide machines en de verklaring van overeenstemming bent u bij ons aan het juiste adres.



(015) 2 690 180

advies.machinebouw@nen.nl