Management van wijzigingen - (Management of Change - MoC)

13-12-2016 In de praktijk blijkt vaak dat bedrijven de grootste moeite hebben met wijzigingen; dat is zorgelijk want er kunnen daaruit gevaarlijke situaties ontstaan.

Met name hebben bedrijven moeite met het bijhouden van kleine wijzigingen; mogelijk is dat het gevolg van de omstandigheid dat de meeste bedrijven een uitgebreide systematiek hebben voor het bijhouden van de “grotere” wijzigingen. Kleinere wijzigingen worden hierdoor niet altijd herkend als wijzigingen, men verwacht niet dat zoiets kleins impact kan hebben.

Management van wijzigingen is een methodiek om gecontroleerd wijzigingen te kunnen doorvoeren, risico’s door deze wijzigingen te beheersen en de implementatie van wijzigingen tot een succesvol geheel te maken. Er kan sprake zijn van interne of externe wijzigingen, organisatorisch en (productie-) technische wijzigingen.

Interne wijzigingen kunnen zijn:
• verandering in arbeidsplaatsen, machines, installaties, gebouwen,
processen, grondstoffen;
• verandering in de personeelsbezetting, van onderaannemers;
• verandering in de werkwijzen, procedures en regels;
• verandering in de organisatie (verandering in taken, verantwoordelijkheden
of bevoegdheden).

Externe wijzigingen kunnen zijn:
• verandering in wet- en regelgeving en normen;
• verandering vanuit klantenwens of leveranciersbehoefte;
• verandering in beleid of werkwijze.

Alle wijzigingen in de organisatie, zowel op technisch als organisatorisch vlak, kunnen tot gevolg hebben dat nieuwe wet- en regelgeving van toepassing wordt en andersom ook. Door Management van wijzigingen wordt gestructureerd vastgesteld welke acties nodig zijn om veranderingen op de juiste wijze te beheersen.

Ongevallen en wijzigingen
Wanneer wij de lijst van ongevallen van de Arbeidsinspectie nader bekijken blijkt dat bij veel ongevallen sprake was van een verandering tijdens of voorafgaand aan het ongeval. Dit komt vaak doordat de “kleine verandering” niet als een verandering was onderkend. Het kan ook het gevolg zijn van bepaalde risico’s die gedurende het veranderingsproces in onvoldoende mate zijn herkend en onderkend.

Fases
Grofweg kunnen 4 fases worden onderscheiden in een veranderingsproces:

1. Is er sprake van een verandering die beheerst moet worden? – Er moet een tactiek bedacht worden om deze structureel te zoeken (en te vinden)
2. Waarmee moet allemaal rekening worden gehouden? (o.a. voldoen aan wet- en regelgeving)
3. Uitvoering van de verandering: beheersen risico’s en beheersen onverwachte aanpassingen.
4. Opleveren van de verandering, laatste check voor de verandering in werking wordt gezet.

(Ik mis hier de controle achteraf; soms blijkt een verandering meer impact te hebben. Hierop moet goed geëvalueerd worden.)

Er zijn maar weinig bedrijven die veranderingen op deze complete manier managen, nog minder bedrijven die met alle soorten veranderingen rekening houden!.”

Afhankelijk van de geïdentificeerde risico’s van de veranderingen, zal een uitgebreider veranderingsproces moeten worden doorlopen waarbij meerdere partijen betrokken zijn of kan worden volstaan met een korte analyse en opleverronde.

Een aandachtspunt hierbij is organisatorische verandering; die heeft veelal een grote impact op de veiligheid van de medewerkers. Voor dit soort veranderingen ontbreekt vaak een standaard checklist en worden deze worden dus vaak vergeten in een MoC-proces. Want wordt er wel gedacht aan een wijziging van dagdienst naar ploegendienst, of van machine A naar B? Het MoC-proces kan worden opgedeeld in 15 stappen, verdeeld over de vier stappen van de PDCA-Cirkel: Plan – Do – Check - Act.

Plan
1. Identificeer structureel en groepsgewijs de veranderingen.
2. Vul een ‘wijzigings- of verbetervoorstel’ -formulier in.
3. Specificeer de verandering (technisch, personeel, werkwijze, organisatie).
4. Maak een inschatting van de verandering. Wat, waar, wanneer, wie, waarom, hoe, welke risico’s, welke wet- en regelgeving, welke expertise is nodig?
5. Bepaal de meest effectieve oplossing. Kan het doel worden bereikt door wijziging van bestaande middelen of is een ingrijpender wijziging nodig?
6. Zorg voor formele goedkeuring door lokaal management, MoC-proceseigenaar of MoC-comité (afhankelijk van budgetbevoegdheid).
7. Stel vast wie de belanghebbenden zijn; wie verwacht wat en waarom? Wat bedoel je hier?

Do
8. Maak een planning, een wijzigingsdossier en formeer een MoC-team (multidisciplinair; inclusief de betreffende afdeling).
9. Ontwerp de wijziging en voer een risicoanalyse uit: hoe groot zijn de risico’s?.
10. Communiceer met alle belanghebbenden en bepaal wie gedurende het traject bij de wijziging betrokken moeten zijn.
11. Implementeer de wijziging (risicobeheersing, contractormanagement).

Check
11. Evalueer de uitgevoerde wijziging met de gebruikers (risico-evaluatie, ingebruiknamekeuring, Site Acceptance Test (SAT)).
12. Documenteer (registreer wijziging, werk schema’s bij, tekeningen, P&ID’s, dossiers, procedures en handleidingen).

Act
13. Stuur eventueel bij indien zaken niet in orde zijn.
14. Communiceer met alle belanghebbenden dat de verandering succesvol is doorgevoerd. Geef opleiding en instructie indien nodig.
15. Sluit formeel af (pas als alle openstaande acties afgerond zijn).

Er zijn maar weinig bedrijven die veranderingen op deze complete manier managen, nog minder bedrijven die met alle soorten veranderingen rekening houden!

Zoals al aangegeven blijkt uit een recent onderzoek dat bedrijven die MoC doorvoeren de meeste moeite hebben met de fase tijdens de verandering: het onderkennen en beheersen van de wijziging en het in de gaten houden van veranderingen die tijdens deze wijzigingsfase optreden.

Zelf denk ik eigenlijk dat de meeste bedrijven moeite hebben met het vooraf herkennen van het feit dat ze iets veranderen.

Eerder door u bekeken

Contact adviespunt Machinebouw

Voor uw vragen over onder andere CE-markering, productaansprakelijkheid, risicobeoordeling, de gebruiksaanwijzing, het technisch dossier, eisen voor niet-voltooide machines en de verklaring van overeenstemming bent u bij ons aan het juiste adres.



015 2 690 180

advies.machinebouw@nen.nl