De HLS als basis van de nieuwe ISO 9001 en ISO 14001

In september zijn de nieuwe edities van ISO 9001 en ISO 14001 gepubliceerd. Wereldwijd hebben gebruikers lang uitgekeken naar deze nieuwe normen, die een impuls zullen geven aan bijdetijds kwaliteits- en milieumanagement. In dit artikel staan we nog een keer stil bij de gemeenschappelijke basis van ISO 9001 en ISO 14001: de zogenoemde High Level Structure als kern van het plug-in model. Deze structuur zorgt voor goed op elkaar afgestemde en eenvoudig te integreren managementsysteemnormen.

Wat is HLS?

HLS staat voor High Level Structure en de term refereert aan het initiatief dat ISO in 2008 heeft genomen om een ‘structuur op hoofdlijnen’ voor de managementsysteemnormen te ontwikkelen. Zoals de naam aangeeft was dit initiatief in eerste instantie bedoeld om een identieke hoofdstukstructuur vast te stellen, zodat alle managementsysteemnormen dezelfde volgorde en onderlinge samenhang in de beschrijving van de systeemelementen zouden gaan hanteren. Naderhand is deze structuur verder uitgewerkt naar (sub)paragrafen en zijn gemeenschappelijke kerneisen en termen en definities ontwikkeld. Nu wordt nog steeds de term HLS gebruikt om te verwijzen naar zowel de structuur als kerneisen en basisvocabulaire, die gelden voor alle ISO-managementsysteemnormen. De HLS is in 2012 vastgesteld door de ISO Technical Management Board (TMB) en vastgelegd in Annex SL van de ISO Directives; vandaar dat u ook verwijzingen naar de ‘Annex SL-tekst’ tegen kunt komen. Sinds 2012 vormt de HLS het uitgangspunt en de basis voor nieuwe en herziene ISO-managementsysteemnormen.

Wat is het plug-in model?

De HLS is het hart van het zogenoemde plug-in model voor ISO-managementsysteemnormen. Dit model is de reactie van ISO op wensen vanuit de markt om ervoor te zorgen dat de normen voor managementsystemen beter op elkaar gaan aansluiten en logisch met elkaar in verband kunnen worden gebracht. Normen voor bijvoorbeeld kwaliteits-, milieu- en arbomanagement moeten beter gaan aansluiten op de trend van integraal risico- en compliancemanagement en zo gemakkelijk worden geïntegreerd in het algehele managementsysteem van een organisatie. Daarom is door ISO besloten de managementsysteemnormen voortaan te ontwikkelen volgens het ‘Plug-in model’ (zie figuur 1).

<br><i>Figuur 1 - Plug-in model voor managementsysteemnormen</i>


Figuur 1 - Plug-in model voor managementsysteemnormen

De gedachte hierachter is dat het managementsysteem van een organisatie werkt als het operating system van een computer, waarin specifieke programma’s en apparaten kunnen worden geplugd. Onderwerp- en sectorspecifieke normen kunnen als modules worden ontwikkeld en in de kern worden ingeplugd. Die normen zorgen er dan voor dat het managementsysteem goed functioneert voor een bepaald aspect van de bedrijfsvoering. Daarvoor moet die kern wel alle relevante aspecten van het managen, dat wil zeggen het besturen van een organisatie bevatten en dat is dan ook het uitgangspunt geweest bij het ontwikkelen van de HLS.

De nieuwe structuur en kerninhoud is verplicht voor alle managementsysteemnormen. Wel mag een internationale normcommissie eisen toevoegen die zij voor het desbetreffende vakgebied (discipline) noodzakelijk acht.

De inhoud van de HLS

De HLS bestaat uit 7 hoofdcomponenten van een managementsysteem, die gecombineerd invulling geven aan 7 belangrijke managementthema’s en zorgen voor een goede koppeling tussen het strategische en operationele niveau (zie tabel 1 en 2). Tabel 2 laat zien hoe diverse normeisen aan elkaar moeten worden gerelateerd om belangrijke managementprocessen te waarborgen. Zo is te zien dat bijvoorbeeld risico-, compliance en procesmanagement als rode draden door het systeem lopen.

<br><i>Tabel 1 - De onderdelen van de HLS</i>


Tabel 1 - De onderdelen van de HLS

De nieuwe structuur sluit beter aan bij de besturingsmodellen die in organisaties gangbaar zijn. Als we de hoofdcomponenten van de HLS in vogelvlucht langslopen, wordt duidelijk dat die goede aanknopingspunten bieden voor aansluiting bij ‘hét managementsysteem’ van een organisatie.

De contextanalyse in hoofdstuk 4 gaat over de externe en interne oriëntatie van een organisatie in het licht van haar missie/visie (purpose). Wat zijn relevante issues en stakeholders met hun eisen en verwachtingen die impact kunnen hebben op de beoogde resultaten van het managementsysteem? Hoofdstuk 5 gaat over leiderschap met expliciete aandacht voor de koppeling van het managementsysteem met de algehele strategie van de organisatie enerzijds en de ‘gewone’ bedrijfsprocessen anderzijds.

<br><i>Tabel 2 - Koppeling HLS-eisen aan managementthema's</i>


Tabel 2 - Koppeling HLS-eisen aan managementthema's

Hoofdstuk 6 gaat over de analyse van de externe context, het vaststellen van kansen en risico’s en de vertaalslag naar de benodigde acties om risico’s te beheersen en kansen te benutten.
De hoofdstukken daarna gaan over ondersteunende processen (mensen, middelen en communicatie), beheersing van de operationele processen, prestatiebeoordeling en verbetermechanismen. Daarmee beschrijft de HLS alle belangrijke elementen van het besturen van een organisatie.

De betekenis van de HLS

Belangrijk is dat volgens paragraaf 5.1 van de HLS van het topmanagement wordt vereist dat zij zorgt voor koppeling van het managementsysteem met de strategische koers van de organisatie en dat de managementsysteemeisen worden geïntegreerd in de gewone bedrijfsvoering (‘business processes’). Dit moet ervoor zorgen dat managementsystemen die slechts in de zijlijn van de ‘echte’ bedrijfsvoering bestaan, tot het verleden gaan behoren. Dit wordt gevisualiseerd in figuur 2 en 3 en kan worden aangeduid met de horizontale en verticale integratie van management in een organisatie. Bij horizontale integratie gaat het om de integrale kijk op en afweging van kritische aspecten voor een succesvolle bedrijfsvoering in het licht van wat er zich afspeelt in de omgeving van de organisatie en de eisen, wensen en verwachtingen van haar stakeholders (zie figuur 2).

<br><i>Figuur 2 - Van contextanalyse naar operationele beheersing (horizontale integratie)</i>


Figuur 2 - Van contextanalyse naar operationele beheersing (horizontale integratie)

Bij verticale integratie gaat het om de verbinding tussen strategie en operatie. In figuur 3 is weergegeven dat er op strategisch en operationeel niveau sprake is van een plan-do-check-act cyclus en hoe die twee met elkaar verbonden moeten zijn. Op strategisch niveau wordt de omgevingsanalyse vertaald naar strategie en beleid en daarmee naar het kader voor operationeel handelen. Bij de management- review wordt beoordeeld of de in gang gezette cyclus op operationeel niveau effectief is en bijdraagt aan het succes van de organisatie op allerlei dimensies.

<br><i>Figuur 3 - Van strategie naar operatie en weer terug (verticale integratie)</i>


Figuur 3 - Van strategie naar operatie en weer terug (verticale integratie)

Die cyclus op operationeel niveau wordt aangestuurd via het vertalen van beleid naar operationele doelstellingen en van de contextanalyse naar een operationele risicobeoordeling: van de juiste dingen doen naar de dingen juist doen.

De menselijk factoren krijgen speciale aandacht door de eisen aan de directie (leiderschap), duidelijke toedeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (structuur) en borging van bewustzijn, competenties en communicatiekanalen (ondersteuning).

Toepassing van de HLS

Deze nieuwe structuur en kerninhoud is verplicht voor alle managementsysteemnormen. Wel mag een internationale normcommissie eisen toevoegen die zij voor het desbetreffende vakgebied (discipline) noodzakelijk acht. Deze aanvulling mag echter niet in tegenspraak zijn met de identieke tekst, niet de intentie daarvan ondermijnen en/of geen negatief effect hebben op de beoogde harmonisatie. Als een normcommissie van mening is dat moet worden afgeweken van de HLS, dan moet dat worden onderbouwd en gemeld aan het centraal secretariaat van ISO. De HLS is toegepast bij de herzieningen van ISO 9001 en ISO 14001.

Eerder door u bekeken

Top normen Managementsystemen

Ontmoet Dick, Rene en Annemarie

<i>Dick Hortensius, Rene Gouwens en Annemarie de Jong</i>

Dick Hortensius, Rene Gouwens en Annemarie de Jong

Regelmatig zijn wij in het land actief als (gast)spreker tijdens bijeenkomsten of op congressen

Waar kunt u ons ontmoeten?

Praktijkgidsen Managementsystemen

UIT 70:2015 nl

Praktijkgids Overstappen op ISO 9001

UIT 71:2015 nl

Praktijkgids Werken met ISO 9001

UIT 72:2015 nl

Praktijkgids Overstappen op ISO 14001

UIT 73:2015 nl

Praktijkgids Werken met ISO 14001

UIT 74:2015 nl

De impact van de nieuwe ISO's - Experts aan het woord

UIT 68:2014 nl

(GRATIS) Gids De nieuwe ISO-normen - Duurzame verandering in managementsystemen

UIT 2:2013 nl

Praktijkgids Auditing - Aan de slag met ISO 19011

Download gratis gids

Vragen over dit onderwerp?

Neem contact op met NEN Managementsystemen

(015) 2 690 362

managementsystemen@nen.nl