Informatie- en archief-
management

Lees de ontwikkelingen, de functie van normen op het gebied van informatie en archiefmanagement en de mogelijkheid voor deelname.

Goed informatiemanagement en archiefbeheer is van onschatbare waarde voor organisaties en de overheid. Tientallen normen geven richting aan de uitvoering hiervan en de optimalisatie van processen. De normcommissie draagt bij aan die normen. Als belanghebbende kunt u lid worden.

Overzicht normen

Overzicht van NEN- en ISO-normen voor archiefbeheer die vallen onder de NEN-commissie 'Informatie- en archiefmanagement'

Over de normcommissie

De belangrijkste doelen en taken van de commissie zijn:

  • De normcommissie volgt en beïnvloedt de ontwikkeling van de normen in de mondiale ISO/TC 46/SC 11, de ISO/TC 171/SC 1 en SC 2. Daarnaast volgt de commissie normen die hierbuiten vallen, maar wel van belang zijn voor het vakgebied, zoals NEN-ISO 9001 Kwaliteitsmanagementsystemen en NEN-ISO/IEC 27001 Managementsystemen voor informatiebeveiliging
  • De normcommissie zorgt voor bekendheid en bruikbaarheid van de normen in Nederland, door enkele bijvoorbeeld te vertalen, toepassingsrichtlijnen te schrijven, achtergrondartikelen te delen en het veld bij de ontwikkeling van normen te betrekken.



‘‘Door standaardisatie maken we kennis en best practices binnen (digitaal) informatie- en archiefmanagement beschikbaar en bruikbaar voor de Nederlandse markt.

Dick de Vries, voorzitter normcommissie

Waarom standaardisatie?

Normen zijn voor iedereen die belang heeft bij het vakgebied informatie- en archiefmanagement. Dit geldt voor zowel overheidsinstellingen als private organisaties. Gebruikers melden de volgende functies van de normen:

  • Kostenbesparing: het toepassen van normen zorgt voor meer efficiëntie en kwaliteit in bedrijfsprocessen. Hierdoor dalen de kosten, kan de handelingssnelheid groter worden en verbetert het besluitvormingsproces.
  • Klanttevredenheid: door normen toe te passen verhoogt de kwaliteit van producten of diensten. Daarmee stijgt de klanttevredenheid en het vertrouwen.
  • Vergroten interoperabiliteit: door uit te gaan van dezelfde concepten, definities en eisen uit de normen, kan er beter worden samengewerkt en informatie uitgewisseld binnen of tussen organisaties en tussen disciplines. Gestandaardiseerde gegevens kunnen gemakkelijker worden uitgewisseld.
  • Productkeuze en besluitvorming: normen helpen ontwikkelaars en gebruikers bij de inrichting van software voor archiefbeheer. Daarnaast helpt het klanten een keuze te maken voor software.
  • Verhoging kwaliteit: normen dwingen tot het nadenken over de keuzes die organisaties maken rondom informatie- en archiefmanagement. Dit verbetert de besluitvorming en de kwaliteit van het beheer.

Veelgestelde vragen

Waarom duurt het ontwikkelen van normen lang?

ISO-normen worden ontwikkeld door lidstaten over de hele wereld. Het kost tijd om consensus te bereiken en een goed leesbare norm te schrijven, die over de hele wereld bruikbaar is. Hiervoor doorloopt een norm een vast proces, dat zorgt voor voldoende ontwikkelingstijd én heldere beslissingsmomenten.

Kan ik op de hoogte worden gehouden van de normen?

Via deze website, persberichten door de normcommissie en ISO zelf worden updates gedeeld over de normen. Wanneer u structureel op de hoogte wilt zijn, is deelname aan de normcommissie een afweging waard.

Hoe weet ik welke normen voor mij relevant zijn?

In bovenstaande overzichtsplaat van de normen die centraal staan binnen het vakgebied. Over enkele normen publiceert de normcommissie achtergronddocumenten. Korte inhoudsbeschrijving per norm vindt u op .. (link ISO). Uiteindelijk beoordeelt u zelf het beste welke normen voor uw praktijk belangrijk zijn. Bij twijfels kunt u de normcommissie bereiken via het onderstaande antwoordformulier.

Kan ik certificeren op een norm?

Door NEN worden er geen audits gedaan of certificaten uitgereikt. Dit gaat via certificerende instellingen die via het internet vindbaar zijn.

Hoe dwingend is een norm?

Dit verschilt per norm en per organisatie. Normen zijn geen regelgeving, maar hangen hier soms wel mee samen (zoals de Archiefregeling). Veel normen worden in aanbestedingen aangehaald en juridisch geven normen een indicatie van proces- en kwaliteitsbeheersing, waardoor gebruik niet zelden door de rechter wordt meegewogen. Maar aantonen van het juiste proces of de juiste kwaliteit kan ook op andere, gelijkwaardige, manieren, waardoor de norm niet dwingend is.

Actueel

Beter beheer van het archief in de 21e eeuw

21-06-2019 De wereld gaat digitaal. Een flinke omschakeling voor organisaties en bedrijven, zeker als het op ar...

Normcommissies 'informatiebeheer' samengevoegd

23-05-2019 Normcommissies bestaan uit deskundigen op hetzelfde terrein, maar soms met een heel verschillende ac...

Deelname aan de normcommissie levert prijs op

08-04-2019 Dat deelname aan een normcommissie voordelen oplevert, mag geen verrassing meer zijn. Maar dat het o...

Bouwkwaliteit door kwaliteit van informatie

28-03-2017 In de bouwsector worden veel onnodige kosten gemaakt. Als informatie niet op orde is, niet het juist...

Contact

Meedoen, vergadering bijwonen of meer informatie?

Wilt u op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefmanagement, bent u benieuwd naar de aansluiting op standaardisatie of wilt u uw steentje bijdragen en normcommissielid worden? Neem contact op met Yvette Mulder voor meer informatie of vul uw gegevens in zodat wij contact met u kunnen opnemen.
Vul uw gegevens in









Yvette Mulder

Yvette Mulder

Yvette Mulder is consultant bij NEN en secretaris van de normcommissie. Voor meer informatie kunt u ook rechtstreeks contact opnemen: 015-2690174 of stuur een e-mail.