Achtergrondinformatie over ISO TR 21946:201

Opgesteld door normcommissie Informatie- en archiefmanagement bij NEN - 2019

ISO TR 21946:2018 Appraisal for managing records, wat staat hierin?

De ISO TR 21946:2018 is beschikbaar als richtlijn voor het gebruik van de NEN-ISO 15489-1. In 2016 is die norm herzien en werd het concept van ‘waardering’ uitgebreid. Het vormt de basis voor besluitvorming over welke archiefstukken door organisaties behoren te worden gecreëerd en onder beheer gebracht. En hoe het juiste beheer van archiefstukken door de tijd heen kan worden ingericht. In dit achtergronddocument leest u over de functie van waardering en de inhoud van de ISO TR 21946:2018.

Waardering is een proces waarbinnen de bedrijfscontext en bedrijfsactiviteiten worden geanalyseerd. En de eisen die vanuit die context en activiteiten worden gesteld voor de creatie en het beheer van archiefstukken. Het brengt risico’s in kaart die organisaties lopen als zij niet of deels aan die eisen kunnen of willen voldoen, maar ook mogelijkheden die creatie en beheer van archiefstukken kunnen bieden (zoals betere besluitvorming of snellere afhandeling van taken).

Eisen worden gevoed door bedrijfsbehoeften, wet- en regelgeving en verwachtingen vanuit de gemeenschap of maatschappij. Omdat de context en activiteiten van organisaties door de tijd heen veranderen, is het proces van waardering noodzakelijkerwijs een zich herhalend proces.


Over ‘scope’ in de ISO TR 21946

ISO TR 21946:2018 beschrijft het proces van waardering en wat een organisatie met de resultaten zou kunnen doen. De resultaten worden daarbij beïnvloed door de scope van het proces.

De scope kan bijvoorbeeld worden bepaald door een verandering in de organisatie of een bedrijfsactiviteit, de invoer van nieuwe systemen of een verandering in wet- en regelgeving (zoals de invoering van de AVG). En de scope kan een deel van de organisatie betreffen, de gehele organisatie of een netwerk van organisaties. De TR geeft een aantal voorbeelden voor de scoping van het proces.
De scope bepaalt ook welke belanghebbenden (ook toekomstige) bij het proces betrokken moeten worden. Specialisten in het beheer van archiefstukken zullen in de regel het proces vormgeven, maar zullen ook een beroep doen op informatieprofessionals en specialisten op het gebied van privacy of informatiebeveiliging. Daarnaast zullen in- en externe belanghebbenden moeten worden geraadpleegd. De TR geeft voorbeelden van belanghebbenden, zowel individuen als groepen.


Over de analyse en resultaten daarvan in de ISO TR 21946

De analyse van de bedrijfscontext en bedrijfsactiviteiten, gevoed door belanghebbenden en documentaire informatiebronnen, levert een set aan eisen op. Ook dit wordt beschreven in de TR. Organisaties kunnen of willen niet altijd aan alle eisen voldoen. Daarom is het van belang om risico’s in kaart te brengen die organisaties kunnen lopen als zij niet aan eisen voldoen. Of juist mogelijkheden die het voldoen aan de eisen met zich meebrengen (zoals hogere klanttevredenheid). De analyses en eisen dienen gedocumenteerd te worden en voor de documentatie staan in de TR een aantal voorbeelden.

De resultaten van het waarderingsproces kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Daarvan staan in de norm een aantal voorbeelden, zoals:

  • het ontwerpen en implementeren van systemen waarbinnen archiefstukken worden beheerd
  • het ontwerpen en implementeren van instrumenten waarmee archiefstukken kunnen worden beheerd (zoals metadataschema’s en selectielijsten)
  • identificatie van archiefstukken die persoonlijke gegevens bevatten
  • beleid en procedures voor archiefbeheer, informatiebeveiliging en preservering

Het proces van waardering is daarmee een strategisch instrument dat organisaties proactief kunnen gebruiken om informatiesystemen te ontwerpen die voldoen aan de eisen voor de creatie en het beheer van archiefstukken. Die proactiviteit is nodig in het tijdperk van digitaal archiefbeheer.

Meedoen, vergadering bijwonen of meer informatie?

Wilt u op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefmanagement, bent u benieuwd naar de aansluiting op standaardisatie of wilt u uw steentje bijdragen en normcommissielid worden? Neem contact op met Yvette Mulder voor meer informatie of vul uw gegevens in zodat wij contact met u kunnen opnemen.

Direct contact opnemen kan natuurlijk ook!

Voor directe vragen kunt u contact opnemen met Yvette Mulder.

Yvette Mulder

Yvette Mulder

Yvette Mulder is consultant bij NEN en secretaris van de normcommissie. Voor meer informatie kunt u ook rechtstreeks contact opnemen: 015-2690174 of stuur een e-mail.