Veelgestelde vragen publicatieplatform ISO 26000

Wat is het publicatieplatform ISO 26000, wat is de procedure en waar moet een organisatie aan voldoen?



Wat is het publicatieplatform ISO 26000?

Het publicatieplatform is een centraal overzicht van MVO-zelfverklaringen en onderbouwende rapportages die aan de hand van NPR 9026 zijn opgesteld. Voor organisaties is dit een mogelijkheid om zich met hun MVO-prestaties te profileren. Voor belanghebbenden (zoals overheden en klanten) biedt het publicatieplatform een gemakkelijk vindbaar en toegankelijk overzicht dat van de MVO-ambities van organisaties. Organisaties kunnen op het publicatieplatform op een gestructureerde manier inzicht geven in hun toepassing van ISO 26000 als vorm van het afleggen van rekenschap en communiceren met en betrekken van stakeholders. Stakeholders kunnen met de geboden informatie zelf beoordelen wat ze vinden van de MVO-inspanningen van organisaties, een principe dat helemaal past binnen het gedachtengoed van ISO 26000.

Wat is een zelfverklaring ISO 26000?

ISO 26000 is de internationale richtlijn voor maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. Om tegemoet te komen aan de maatschappelijke behoefte (bij organisaties en hun belanghebbenden) om te kunnen laten zien dat en hoe ISO 26000 wordt toegepast, is de zelfverklaring ISO 26000 ontwikkeld. De uitvoering van een ‘self-assessment’ die ten grondslag ligt aan de zelfverklaring en het format voor de verklaring zelf en de onderbouwing daarvan zijn vastgelegd in de NPR 9026+C1, kortweg NPR 9026. De zelfverklaring (inclusief de onderbouwing) kan worden gepubliceerd op het Publicatieplatform ISO 26000 van NEN.

Hoe weet ik of ISO 26000 bij mijn organisatie past?

ISO 26000 is geschikt voor alle typen organisaties. NEN heeft een gratis Quick Scan ontwikkeld waarmee u een eerste indruk krijgt van de implementatie van ISO 26000 in uw organisatie.

Waar sluit ISO 26000 bij aan?

ISO 26000 is consistent met de OESO richtlijnen voor multinationale ondernemingen (hier graag een link naar artikel uit NEN Magazine 02/2016, misschien artikel apart online plaatsen. Nederlandse bedrijven worden geacht zicht aan deze internationale richtlijnen te houden. De Nederlandse overheid ziet ISO 26000 als een goede manier om MVO toe te passen. De toepassing van ISO 26000 wordt door de overheid zelfs aangemoedigd en bevorderd. Volgens Europese wetgeving, moeten bedrijven die groter zijn dan 500 personen, rapporteren over niet-financiële gegevens. Hiervoor kan gebruikt worden gemaakt van ISO 26000.

Wat is de NPR 9026+C1?

NPR 9026 (Nederlandse Praktijkrichtlijn 9026) is een handleiding voor het opstellen van een zelfverklaring ISO 26000. Deze NPR is bedoeld voor alle typen organisaties die gebruikmaken van ISO 26000 om hun MVO beleid op te stellen en vervolgens dat intern en extern kenbaar willen maken. Deze NPR beschrijft het proces voor het voorbereiden, vaststellen en onderhouden van een zelfverklaring. De NPR bevat 40 vragen die zijn gebaseerd op de vier hoofdelementen van ISO 26000. Eind oktober 2012 is er een gecorrigeerde versie van de NPR 9026 gepubliceerd, namelijk: NPR 9026+C1: 2012. Vanaf 1 januari 2013 moeten alle nieuwe en/of geactualiseerde zelfverklaringen (inclusief onderbouwingen) gebaseerd zijn op de NPR 9026+C1:2012, (kortweg NPR 9026). Voor het principe 4.8 ’respect voor mensenrechten’ in NEN-ISO 26000 is bij de formulering van de aandachtspunten bij de desbetreffende vraag teveel afgeweken van de originele tekst van NEN-ISO 26000 zelf. Door deze afwijking zou een organisatie kunnen worden gevraagd te handelen in strijd met internationaal recht en/of nationale wetgeving. Om dit te voorkomen is vraag 7 uit de NPR 9026: 2011 gewijzigd en is er op dit moment een nieuwe versie beschikbaar NPR 9026+C1: 2012. De wijzigingen zijn toegelicht en opgenomen in het correctieblad dat gratis via onze normshop beschikbaar is.

Hoe ziet de zelfverklaring eruit?

De zelfverklaring is een document, waarin verklaard wordt, dat ISO 26000 wordt toegepast door de organisatie. Deze zelfverklaring bevat de letterlijke tekst van bijlage A uit de NPR 9026. Er mag niet worden afgeweken van deze tekst. Dit om de vergelijkbaarheid en uniformiteit te kunnen waarborgen. Daarnaast bestaat de zelfverklaring uit een onderbouwing over de wijze waarop ISO 26000 wordt toegepast. Waar de onderbouwing uit bestaat is afhankelijk van het gekozen transparantieniveau.

Wat zijn de 3 transparantieniveaus voor publicatie van de zelfverklaring?

De transparantieniveaus verschillen van elkaar in de mate van transparantie, ofwel de mate van detail waarin de toepassing van ISO 26000 wordt beschreven als onderbouwing van de zelfverklaring (zie ook vraag 4). De transparantieniveaus zeggen niet iets over hoe ‘goed’ de MVO-ambities en-resultaten van een organisatie zijn. In transparantieniveau 3 is men het meest transparant want hier wordt de meeste onderbouwing gegeven. Transparantieniveau 1 : zelfverklaring (bijlage A uit de NPR 9026) en rapportage met toelichting op de vier gebieden van ISO 26000, namelijk 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema's en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Transparantieniveau 2: zelfverklaring (bijlage A uit de NPR 9026) en onderbouwing bestaande uit de referentiemaxtrix (bijlage B uit de NPR 9026) Transparantieniveau 3 : zelfverklaring (bijlage A) en een onderbouwing bestaande uit de referentiematrix (bijlage B uit NPR 9026) en prioriteringsmatrix (bijlage C uit NPR 9026).

Hoe weten mijn stakeholders dat ik ISO 26000 toepas?

Deelnemers aan het publicatieplatform ISO 26000 kunnen een logo plaatsen waarmee ze laten zien dat hun zelfverklaring is geplaatst op het publicatieplatform. Het logo kan worden aangevraagd bij aanmelding voor het publicatieplatform, of apart worden aangevraagd [link naar vragen?]. Er zijn voorwaarden gebonden aan het gebruik van het logo [download pdf].

Onderbouwing: Hoe moet de referentiematrix (bijlage B, NPR 9026) eruit zien?

U bent vrij te kiezen in de vorm en opzet van de referentiematrix. Wel bent u gebonden aan de inhoud. De matrix moet de 4 elementen uit bijlage B bevatten, namelijk: vraagnummer, de vraag, het antwoord (inclusief de eventuele en relevante aandachtspunten uit de vraag) en de eventuele bronnen waarop de beantwoording van de vraag is gebaseerd. Let erop dat u de relevante aandachtspunten uit bijvoorbeeld vraag 1 van de NRR 9026 opneemt als antwoord bij vraag 1 in uw matrix. De vorm van de matrix kunt u dus zelf bepalen. U kunt denken aan een tabel of gewoon een platte tekst.

Onderbouwing: Hoe moet de prioriteringsmatrix (bijlage C, NRP 9026) eruit zien?

U bent vrij te kiezen in de vorm en opzet van de prioriteringsmatrix. Wel bent u gebonden aan de inhoud. De matrix moet de alle elementen uit bijlage C bevatten, namelijk: relevantie en toelichting, significantie en toelichting, prioriteit en toelichting, en (voorgenomen) acties. De vorm van de matrix kunt u zelf bepalen.

Hoe kan ik me aanmelden voor het Publicatieplatform?

U kunt zich via onze website eenvoudig aanmelden voor het Publicatieplatform. Voordat de zelfverklaring en onderbouwing worden geplaatst ontvangt u een bevindingenrapport met het resultaat van de review van de documenten. Mogelijk moet u dan eerst de zelfverklaringen en/of onderbouwing aanpassen voordat deze worden geplaatst.

Waar staat de toets van NEN uit voordat de zelfverklaring wordt gepubliceerd?

NEN toets niet de inhoud van de antwoorden, alleen of de zelfverklaring en onderbouwing compleet is. NEN controleert het volgende:

  • Is de zelfverklaring (bijlage A) ondertekent door iemand die tekenbevoegd is? Dit gebeurd aan de hand van een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel
  • Is de zelfverklaring en onderbouwing te vinden op de website van de organisatie? Op de zelfverklaring (bijlage A) is een link opgenomen naar een specifieke webpagina.
  • Is de onderbouwing compleet voor het gekozen transparantieniveau? NEN toetst niet de inhoud van de antwoorden.

Transparantieniveau 1 : zelfverklaring (bijlage A) en rapportage met toelichting op de vier gebieden van ISO 26000, namelijk:

  • Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO.
  • Identificeren en betrekken van stakeholders.
  • De zeven MVO-kernthema's en 37 MVO-onderwerpen.
  • Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie.

Transparantieniveau 2: zelfverklaring (bijlage A uit de NPR 9026) en onderbouwing bestaande uit de referentiematrix (bijlage B uit de NPR 9026)

Transparantieniveau 3 : zelfverklaring (bijlage A uit de NPR 9026) en een onderbouwing bestaande uit de referentiematrix (bijlage B uit de NPR 9026) en prioriteringsmatrix (bijlage C uit de NPR 9026).

Wat wordt bedoeld met ‘herziening van de zelfverklaring’?

Periodiek moet de zelfverklaring worden herzien. Dit betekent dat de zelfverklaring en onderbouwingen moet worden geactualiseerd. Met een dergelijke herziening is een zelfverklaring representatief voor de huidige situatie van de organisatie. Een herziening hoeft niet heel ingrijpend te zijn maar kan ook een wijziging zijn van de acties en behaalde resultaten en van eventuele links naar bronnen (zoals naar het nieuwe jaarverslag).

Welke voorwaarde stelt NEN voor de herziening van de zelfverklaring?

De NPR 9026 beveelt aan om jaarlijks de zelfverklaring te bij te werken. Uiteindelijk geldt de gekozen en vermelde periode van de organisatie op de zelfverklaring (bijlage A) als voorwaarde voor de actualisatie. Indien een organisatie vermeldt dat ze minimaal jaarlijks de zelfverklaring onderzoekt en beoordeelt dan zal NEN deze periode aanhouden. Wij verwachten dan (en dit moet wel als een voorwaarde worden gezien) jaarlijks een herziene zelfverklaring van deze organisatie.

Kan ik mijn GRI rapportage gebruiken als onderbouwing voor de zelfverklaring?

U kunt zeker een zelfverklaring opstellen aan de hand van een GRI (Global Reporting Initiative) rapport. Er zijn weliswaar overeenkomsten en relaties tussen ISO 26000 en GRI, maar het zijn toch heel verschillende instrumenten. Een duurzaamheidsrapportage conform GRI is dan ook iets anders dan de onderbouwing van een zelfverklaring over de toepassing van ISO 26000. GRI geeft parameters voor rapportage van (bedrijfs)resultaten. Met een zelfverklaring geeft een organisatie een verklaring af dat ISO 26000 wordt toegepast. Een organisatie met een GRI verslag hoeft niet automatisch ISO 26000 toe te passen. Al zit ook hier overlap tussen, in een linkage document (GRI G3 en ISO 26000) is dit nader toegelicht. ISO 26000 geeft principes en richtlijnen voor het invullen van maatschappelijke verantwoordelijkheid. Volgens NPR 9026 is een zelfverklaring ISO 26000 gebaseerd op een zelfonderzoek waarbij de 40 vragen uit hoofdstuk 5-7 van NPR 9026 zijn beantwoord. Het gaat daarbij om vragen naar processen en organisatie (hoe worden onderdelen uit ISO 26000 toegepast), welke thema's en onderwerpen zijn belangrijk (wijze van analyse en prioritering) en welke acties zijn ondernomen en welke resultaten zijn geboekt? Met name bij de laatste categorie is een behoorlijke overlap met GRI-indicatoren, bij de eerste twee is dit niet of veel minder het geval. De NPR vraagt minimaal een onderbouwing op de gebieden: 1. Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO. 2. Identificeren en betrekken van stakeholders. 3. De zeven MVO-kernthema's en 37 MVO-onderwerpen. 4. Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie.

Uiteraard kan de informatie uit de GRI-rapportage input zijn voor de zelfverklaring.
Er zijn dan ook twee mogelijkheden:

  • Een zelfverklaring (referentiematrix bijlage B) met daarin de antwoorden op de 40 vragen waar in de beantwoording gebruik kan maken van uw GRI rapportage en in de bron hier ook naar kan verwijzen met een link; u kiest dan voor optie 2.
  • De GRI rapportage vormt de basis voor de onderbouwing maar hieraan wordt een document/hoofdstuk toegevoegd met een toelichting op de 4 gebieden (of waar de informatie is terug te vinden in de GRI rapportage) zoals die hierboven zijn genoemd. U kiest dan voor optie 1.

Wat zijn de belangrijkste tips voor een correcte zelfverklaring:

  • Gebruik de letterlijke tekst van bijlage A van de NPR 9026.
  • Gebruik de NPR 9026+C1:2012 en niet de verouderde versie uit 2011.
  • Neem, bijvoorbeeld in een aparte inleiding, de antwoorden van de vragen uit paragraaf 4.2 op in de onderbouwing. Voeg hieraan toe de rapportageperiode waarop de zelfverklaring van toepassing is.
  • Mocht u andere termen gebruiken voor de kernthema’s en onderwerpen uit ISO 26000 licht dit dan toe (bijvoorbeeld in een cross reference tabel) voor de lezer/gebruiker van de zelfverklaring.
  • Maak uw zelfverklaring uniek door bijvoorbeeld beeldmateriaal, figuren en foto’s toe te voegen.
  • Transparantie is belangrijk bij ISO 26000. Maak de bronnen zo veel mogelijk specifiek en vermeld waar ze te vinden zijn. Voeg bij voorkeur een hyperlink toe. Indien bronnen niet-openbaar zijn vermeld dit dan bij de betreffende bron.

Terug naar informatie over het Publicatieplatform ISO 26000